8 Langkah menjadi Operator Telpon Profesional

Ceritanya gini gan, kemaren ane ke Bank BRI dan sewaktu Ane di Customer Service di alas mouse komputer  ane baca 8 Langkah menjadi Profesional, yang berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan dengan menjawab telepon. Lagsung deh ane catet buat bahan tulisan di Blog :), kayaknya jiwa ane udah jiwa penulis :$. 

Setelah membaca nya ane jadi ingat waktu nelpon ke operator telkomsel atau lain sebagainya, memang rata-rata memiliki format yang akan ane terangkan dibawah nantinya . Jadi terus simak ya :) !

Pekerjaan yang berhubungan dengan telepon ini sangat banyak sekali antara lain Sekretaris, Customer Service, Operator Telpon, Delivery order dan masih banyak yang lainnya. Pekerjaan yang berhubungan dengan menjawab telepon bukanlah perkara yang mudah karena jika kita tidak profesional para pelanggan akan kecewa, waktu akan terbuang dan tentu saja instansi atau perusahaan tempat kita bekerja akan menjadi jelek, kelihatan tidak profesional.

Maka untuk menjadi Profesional, Simak langkah-langkah berikut ini :

• Angkat lah segera telpon yang datang jangan melebihi dari 3 kali bunyi "KRINGGGGG"
• Segera ucapkan Instansi tempat anda bekerja " Kantor Asuransi Tak Bernama ... jadi jika sang penelpon itu salah telpon, dia mengucapkan maaf atau langsung menelponnya.
• Ucapkanlah Salam "Assalamu 'alaikum.." atau "Selamat Pagi/Siang/Sore /malam.." perhatikan juga jam berapa disebut Pagi, siang , Sore dan  Malam untuk salam yang menggunakan kata yang menunjukkan waktu.
• Setelah itu sebutkan Nama Anda " Kantor Asuransi Tak Bernama ...Dengan Dewi... jadi si Penelpon dapat mengetahui identitas anda, dan tidak perlu membuang waktu menanyakan identitas diri anda
• Tanyalah dengan sopan nama Pelanggan atau Penelpon " Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa saya bicara?.." ini berguna sebagai catatan anda tentang identitas si penelpon dan membantu anda untuk memanggil si Penelpon tanpa merasa canggung
• Tawarkan dengan sopan bantuan anda dan ulangi permasalahan yang diajukan agar pelanggan mendapatkan jawaban yang pas dengan pertanyaannya "Ada  yang bisa dibantu Pak?" si Pelanggan berkata "Bla...bla..bla...: "  ulangi " jadi Bapak menanyakan tentang Bla..bla...bla..."
• Ramah dan Proaktif.Bersikap lah ramah, jangan pernah menyela pembicaraannya, dan jangan juga anda bersikap marah atau jutek walau pelanggan anda adalah orang yang cerewet. Tetaplah ramah, jika memang anda tidak bisa, mintalah waktu untuk menunggu dan serahkan segera kepada yang lebih menguasai di bidangnya. Hindari kata-kata "tidak tahu dan tidak bisa", carilah kata-kata yang tepat yang dapat dimengerti oleh Si Penelpon.Jika masalah tersebut selesai maka tawarkan bantuan yang lain."Adalagi yang bisa kami bantu Pak.."
• Ucapkan Kata Penutup. Biasanya kata penutup terdiri dari terimakasih dan salam. " Terima Kasih! dan Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam. Dan Hindari menutup telepon terlebih dahulu sebelum sang penelpon menutupnya, tetapi jika terlalu lama adalah hal yang wajar anda menutupnya.

Berikut ini bentuk dalam percakapan :

Operator : Kantor Asuransi Tak Bernama. Selamat Siang!. Dengan Dewi disini

Penelpon : Begini, kenapa ya nomor polis saya bermasalah?

Operator : Mohon Maaf. Dengan Bapak siapa saya bicara?

Penelpon : Dengan Pak Qodir.

Operator : Ada yang bisa dibantu Pak Qodir?

Penelpon : Begini, kenapa ya nomor polis saya bermasalah, tidak bisa diakses?

Operator : Jadi Bapak Qadir menanyakan tentang Nomor Polisnya yang bermasalah karena tidak bisa diakses, begitu pak?

Penelpon : Ya!

Operator : Bisa sebutkan Nomor Polis nya Pak Qadir?

Penelpon : Saya tidak tahu 

Operator : Mohon Maaf Pak Qodir, Mengapa anda tidak tahu ? (tetap ramah)

Penelpon : Karena memang saya tidak ada Nomor Polis

Operator : Mohon Maaf. Jadi bapak tidak ada Nomor Polis sehingga Nomor Polis bapak tidak ada ?(tetap ramah walau rada jengkel ditahan dulu)

Penelpon : ya begitu.

Operator : Mohon Maaf. Pak Qodir. Klo bapak tidak ada Nomor Polis bapak harus mendaftarkan diri dulu ke asuransi terdekat. begitu pak!

Penelpon : o begitu!

Operator : Ya Pak. Ada lagi yang bisa kami bantu Pak Qodir?

Penelpon : Udah itu aja. Terima Kasih!

Operator : Terima Kasih Pak Qodir dan Selamat Siang!

Itulah Tips Standard untuk menjadi Operator telpon yang Profesional, jika anda sering menelpon Operator Telpon Selular, percakapan diatas sudah tidak asing lagi anda dengar. Selamat Mencoba dan Be a Professional Man!

Wassalam dan Tetap Mencoret!